バックオフィス業務の効率化を実現するポイント

変化の多い現代のビジネス環境では、効率的な業務遂行が企業の競争力を左右する重要な要素となっており、企業を内側から支えるバックオフィス業務の効率化、DX化を重視する会社は少なくありません。

一方で、バックオフィス業務、特に社内の手続き業務に関してはまだアナログで行われることが多く、どのように効率化させれば良いか疑問を持っている方もいるかと思います。

本記事では、バックオフィス業務の基本知識やよくある課題を振り返りつつ、効率化を実現するためのポイントについて探っていきます。 

目次

1. バックオフィス業務とは

2.バックオフィスの課題

3. バックオフィスの課題を解決するポイント

4.まとめ

1. バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、会社の裏方で行われるさまざまな支援業務のことです。

具体的には人事、労務、総務、情報システム（以下、情シス）、経理、法務などが含まれます。

これらの業務は顧客や外部の目に触れることは少ないですが、従業員の業務環境整備や企業活動を健全に行うための仕組みづくりや手続きなど企業の円滑な運営に欠かせない重要な役割を果たしています。

2. バックオフィスの課題

バックオフィス業務の多くは煩雑で、様々な課題が生じます。

主なバックオフィス業務の課題として以下の3つが挙げられます。

1. 手作業による業務負荷、ミスの発生
2. 業務の属人化
3. 人手不足
   

（１）手作業による業務負荷、ミスの発生

バックオフィス部門では、複雑なデータ入力、文書作成、ファイリング、そして各種クラウドツール（SaaS）間でのデータの移動など様々な業務が発生しますが、それらの業務をExcelやWord、紙などで管理をするなど、アナログで管理をすることが依然として多い状況です。

また、手作業に頼ることで入力などの反復的なタスクの工数がかかってしまいます。 このような作業はヒューマンエラーを招きやすくなります。

例えばデータ入力の際に数字を間違えたり、文書の作成中に誤字や脱字が生じる可能性があります。

このようなミスは、業務の正確性や効率性を損ない、時間やリソースの無駄遣いにつながります。

その結果、バックオフィスの負担が大きくなり、会社の運営に多大な悪影響を与えてしまうおそれがあります。

（２）業務の属人化

業務内容の複雑さや専門性の高さは、業務が属人化する原因となり得ます。

とくに労務や法務など、専門的なスキルが必要な業務では専門スキルを持つ特定の人が業務を担当することが多くなり業務の属人化を引き起こしやすくなります。

また、業務の分業化が不十分であったり、情報共有できていないことが原因になる場合もあります。

業務の幅が多岐に渡り業務量が多くなることで、業務の引き継ぎやマニュアルを作成する時間の確保が困難になります。

業務の属人化は、業務の担当者が部署を離れた場合や業務の変化があった場合に、業務が止まってしまったりと大きなリスクを生む可能性があります。

（３）人手不足

バックオフィス部門は、直接利益を生み出す部門ではないという理由から十分な予算を確保できず、新たな人材を雇用できないことが少なくありません。

また、十分な予算があったとしても専門的なスキルを持つ人材が市場に不足していることで採用が難しくなっています。

そのため、多くの会社のバックオフィス担当者は少人数体制で業務を行っていたり、兼務で業務を行ったりしています。

バックオフィスの業務量が増えているにもかかわらず、社員数が不足しているため、各担当者は多くの業務を同時にこなさなければなりません。

これにより、作業効率の低下やミスが増え、業務の正確性やスピードが損なわれる可能性があります。

3. バックオフィスの課題を解決するポイント

上記のような課題解消のためには、手作業によるミスの発生をなくし、業務の属人化を解消することで、業務担当者の人的リソースを軽減することが重要です。

人的リソースを軽減することで、結果的に人手不足の解消にもつながります。

そのために、まずはバックオフィス業務の見える化から行いましょう。

しかし、見直したところで何から手をつければいいかわからない管理者・経営者の方は多いかと思います。

そこで、バックオフィスの課題に特化したクラウドツールの導入をおすすめします。

弊社が提供する従業員ライフサイクル管理ツール「mfloow（エムフロー）」は、入退社や異動、産休・育休など、従業員が働く上で発生する従業員の「ライフサイクル」手続きを一元管理できるクラウドツール（SaaS）です。

全てのバックオフィス業務を可視化・自動化し、作業の繰り返しを最小限に抑えます。これにより、時間と労力を節約し、生産性を向上させることができます。

mfloow（エムフロー）の特徴

・可視化、標準化によるタスク一元管理

それぞれのタスクが一目で把握でき「誰が」「いつ」「何をすべきなのか」を一元管理できます。

よくある業務フローは「フローテンプレート」として簡単に登録できるため、毎回タスクを洗い出す必要はなく、業務の標準化が可能です。

また、複雑かつ膨大なタスクをシンプルな業務フローに落とし込むことができるので、これまでは担当者しか把握できなかった業務の流れを誰でも簡単に管理できるようになります。

・ワンクリックで簡単通知、進捗連絡不要

タスク完了ボタンをクリックすることで、次のタスクの担当者へ自動で通知が可能です。

自分で連絡する手間もなく、連絡漏れによる遅延も防ぎます。

また、タスク内のチャットで会話が行えるのでログも残り、情報をツール上に集約可能です。

・シンプルで「誰が見てもわかる」UI/UX

「誰でも使いやすい」デザインを意識しているため、クラウドツール（SaaS）の操作に慣れていない方でも簡単に使えるようになっています。

また、登録情報をもとに従業員データのグラフを自動で生成。

従業員数を部署別や男女比で表示したり、平均年齢、女性管理職比率を確認したりすることなども可能です。

2023年から義務化された人的資本の情報開示についても、必要な情報をスムーズに算出することができます。

・SaaS連携による自動化

さまざまなクラウドツール（SaaS） を「mfloow（エムフロー）」上で連携させることで、人事情報や組織変更をリアルタイムで登録、更新します。それにより、転記作業によるミスやストレスをゼロにします。

サービスサイト：https://www.mfloow.com/

4. まとめ

バックオフィス業務の効率化は、企業の競争力強化に不可欠です。

「mfloow（エムフロー）」で、業務効率化、属人化解消、人手不足といったバックオフィスの課題にアプローチをすることで、より効率的にスムーズに業務を運営することが可能になります。

企業の根幹となるバックオフィス業務の見直しを行うことで、企業の成長をさらに加速させましょう。