【企業側】入社手続きメールの書き方｜例文と効率化ポイントを紹介

１.入社手続きに必要なメール対応とは？

内定通知メール

採用が決まったら内定通知メールを送ります。

最終面接後あまり時間をあけず、遅くても1週間以内に送るのが望ましいです。

内定者が同時並行で他社の選考を受けていることもあるため、メールをするのが遅れると内定辞退の可能性が高くなります。

そのため、採用が決まり次第メールを迅速に送りましょう。

内定辞退者へのメール

内定者から内定辞退の申し出があった場合も必ず返信をしましょう。

仮に辞退となった場合も、一度は自社に興味をもってくださった方に失礼のないように感情的にならず丁寧に、「企業」の顔であることを意識をして返信をしましょう。

必要書類の案内メール

内定承諾をもらったら、新入社員が入社するために提出してもらう書類や情報に関する詳細をメールで送ります。

必要な項目や情報を漏れなくメールに記載しましょう。一般的に以下のような内容が入っていると良いです。

1. 入社に必要な書類の一覧: 健康診断書、基礎年金番号通知書（年金手帳）の写し、身元保証書、卒業証明書など、入社手続きに必要な書類の具体的なリスト
2. 提出方法や締め切り日の案内: 書類の提出方法（郵送、メール添付など）や提出先の連絡先、締め切り日など、書類提出に関する詳細な情報
3. お問い合わせ先: 書類提出や手続きに関する疑問や質問がある場合に、連絡を取るべき担当者や連絡先

入社日についての案内メール

入社日が近づいてきたら入社日についての案内をメールで送りましょう。

入社日の日程だけでなく、初日のスケジュールや当日の服装や持ち物、オフィスへのアクセス情報などもメールに入っていると良いです。

また、前日や前々日などの直近でリマインドメールも忘れずに送りましょう。

２.入社手続きメールの例文

内定通知メール

タイトル　【株式会社〇〇】選考結果に関するご案内

〇〇〇〇さま

お世話になります。
株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただきありがとうございました。
選考の結果、〇〇さまを採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします。
〇〇さまの〇〇でのご経験を高く評価しており、弊社での活躍を期待しています。

また、入社手続きに必要な書類に関しましては、 別途ご連絡をさせていただきます。

ご不明な点がございましたら、（採用担当者の氏名）までご連絡ください。

〇〇さまと働ける日を社員一同心待ちにしております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
================================
株式会社〇〇　人事部（担当者の名前） 　
住所： 　
電話番号： 　
メールアドレス：
================================

内定辞退者へのメール

タイトル　【株式会社〇〇】内定辞退の受諾につきまして

〇〇〇〇さま

お世話になります。
株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。
この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。

内定をご辞退とのこと、弊社としては大変残念ではありますが、承りました。
これまでにご提出いただいた、履歴書等の応募書類につきましては弊社で責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
================================
株式会社〇〇　人事部（担当者の名前） 　
住所： 　
電話番号： 　
メールアドレス：
================================

必要書類の案内メール

タイトル　【株式会社〇〇】入社手続きのご案内

〇〇〇〇さま

お世話になります。株式会社〇〇人事担当の〇〇です。

弊社に入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。
ご一緒にお仕事ができますことを、社員一同大変嬉しく思っております。

つきましては、入社に際し必要な書類の提出をお願いいたします。
「提出書類一式」を後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、
同封いたします返信用の封筒で下記提出先へご返送くださいますようお願いいたします。

【提出書類】
・労働条件通知書 兼 雇用契約書
・内定承諾書
・身元保証書
・医療機関で過去3ヶ月以内に受診した健康診断書
・卒業証明書

【提出期日】
〇〇年〇〇月〇〇日

【提出先】 〒〇〇〇‐〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇1-1-1

【注意事項】
・提出物に不備や経歴の詐称等が発覚した場合、内定を取り消すことがありますので、ご承知おきください。
・期限内に提出物が揃わない事情がある場合は、事前にご連絡のほどお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

================================
株式会社〇〇　人事部（担当者の名前） 　
住所： 　
電話番号： 　
メールアドレス：
================================

必要書類の案内メール（クラウドシステムの場合）

タイトル　【株式会社〇〇】入社手続きのご案内

〇〇〇〇さま お世話になります。
株式会社〇〇　人事担当の〇〇です。

弊社に入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。
ご一緒にお仕事ができますことを、社員一同大変嬉しく思っております。

弊社では人事システム「〇〇」を導入しており、「〇〇」内で入社書類をご確認いただくににあたり
初回のログイン、ご登録をお願い申し上げます。

追って、〇〇より二つのメールが届きます。
① 招待のご案内 | 株式会社〇〇
② 書類の合意が依頼されました | 株式会社〇〇

①の招待のメールより、招待を承認し以下の書類の内容を確認のうえ、
電子合意を行っていただきますようお願いいたします。　
・労働条件通知書 兼 雇用契約書
・内定承諾書
・個人情報に関する同意書

書類の合意が完了しますと、情報入力画面に遷移しますので、
必要情報の登録をお願いいたします。

以下の項目の登録をお願いいたします　
・氏名・氏名のヨミガナ　
・生年月日　
・性別　
・住所
---------------------------------------------------------------------------
初回のご登録は以上です。
依頼書類の合意が完了しますと、入社手続きに必要な情報の登録を
改めてシステムより依頼させていただきます。
事前にメールにてご連絡いたしますので、引き続きご対応の程お願い申し上げます。

また、身元保証書は後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、
同封いたします返信用の封筒で下記提出先へご返送くださいますようお願いいたします。

【提出書類】
・身元保証書
・医療機関で過去3ヶ月以内に受診した健康診断書
・卒業証明書

【提出期日】
〇〇年〇〇月〇〇日

【提出先】 〒〇〇〇‐〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇1-1-1

【注意事項】
・提出物に不備や経歴の詐称等が発覚した場合、内定を取り消すことがありますので、ご承知おきください。　　　　　
・期限内に提出物が揃わない事情がある場合は、事前にご連絡のほどお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

================================
株式会社〇〇　人事部（担当者の名前） 　
住所： 　
電話番号： 　
メールアドレス：
================================

入社日についての案内メール

タイトル　【株式会社〇〇】入社日についてのご案内

〇〇〇〇さま お世話になります。株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

いよいよ入社日が近づいてまいりました。
入社日当日の流れをご案内しますので、ご確認をお願いします。
当日はオフィスに到着しましたら、人事部〇〇にお声がけください。

日時　：　〇月〇日（〇）　午後〇時集合
場所　：　〇〇ビル　〇階
住所　：　東京都〇〇区〇〇1-1-1
服装　：　ビジネスカジュアル／自由
持ち物：　筆記用具、印鑑（認印可）、身分証明書、銀行口座の情報（通帳等）、年金手帳、マイナンバーがわかるもの
当日のスケジュール（予定）
9:00~11:00　　　 出社、オフィス案内
11:00~12:00　　　事業部顔合わせ、MTG 1
2:00~13:00　　　welcome ランチ
14:00~　　　　　オリエンテーション、研修
~18:00　　　　　 退社

当日の緊急連絡先
人事部 〇〇 電話番号：〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

当日のご案内は以上になります。
質問や不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。

当日〇〇さんにお会いできるのを楽しみにしております。
================================
株式会社〇〇　人事部（担当者の名前） 　
住所： 　
電話番号： 　
メールアドレス：
================================

3. 入社手続きメールを送るときのポイント

メールを送る時間帯

メールは、就業時間内に送るように心がけましょう。

就業時間外にメールを送ることで、応募者の迷惑になる可能性が考えられます。

加えて、過度な時間外労働が発生しているのではないかと入社前に不安を感じさせてしまう恐れもあります。

なるべくメールは日中のうちに対応するようにしましょう。

必要事項は簡潔に全て記載する

応募者にとって理解しやすい文面になっているかを確認しましょう。

社内用語が使われていないか、自社の人事部内でのみ通じる言葉を避ける必要があります。

入社手続きに必要な情報であるため、漏れなく正しい内容をメールに入れなければなりません。

ですが、長々とした文章は読みづらい印象を与えてしまいます。

また、情報を詰め込みすぎると、必要な情報や対応がどこに書いてあるのかがわかりづらくなってしまいます。

伝えたい内容が複数ある場合は箇条書きにしたり、伝える情報が多い部分は別のメールを作成することも検討しましょう。

必要に応じてカスタムする

新入社員の雇用形態や状況によってメールの文面をカスタマイズしましょう。

例えば、雇用形態が正社員かアルバイトなのか、新卒採用かキャリア採用なのかでも送るメールの内容が変わってきます。

「転職に伴い、住所が入社後変更になるのでどうしたら良いか」というような別途、メールでの対応が必要な場合も多くあります。

新入社員の状況に合わせて対応ができるようにしておきましょう。

４. 入社手続きメールの注意点

一斉送信やテンプレートメール

入社予定者が複数名いる場合、一斉送信を行うこともあるかと思います。

また、メール文についてはあらかじめ用意しているテンプレートを使用することもあるでしょう。

ここで注意すべきことは、宛名の間違いや別の人にメールを送ってしまうことです。

メールを送る前に宛先のメールアドレスと宛名が一致しているか、メールの内容と宛先が合致しているかを必ず確認しましょう。

個人情報の取り扱い

入社手続きに伴うメールには、個人情報が含まれる内容もあるので取り扱いには十分な注意が必要です。

誤った情報が送信されると、情報の取り扱いに関する信頼性が損なわれる可能性があるので注意しましょう。

メールで送信する場合は、安全なファイル共有サービスを利用して送信すると良いです。

また、入社手続きに使用された個人情報は、必要に応じて適切に保管し、不要になった場合は安全な方法で廃棄してください。

情報漏洩を防ぐために、不要な情報を保管したままにしないようにしましょう。

メールの送信、確認漏れ

入社手続きには、メール対応だけでなく社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など多くの対応が必要なため、タスク漏れが発生しやすくなります。

メールの送信や確認漏れが発生すると、手続きの遅れや混乱が生じる可能性があります。

新入社員や採用候補者の不満やストレスを引き起こすだけでなく、企業のイメージにも悪影響を及ぼすことにもなりうるでしょう。

そのため、メールの送信・確認漏れを起さないように慎重に対処しましょう。

５.タスク管理とメール送信を一元化！入社手続きメールを効率化するには？

弊社が提供する、従業員ライフサイクル管理ツール『mfloow（エムフロー）』は、入社手続きに伴うタスク管理やメール送受信の一元化で業務の負担軽減を実現します。

特徴①
「mfloow（エムフロー）」は、入退社や異動、産休・育休など、従業員が働く上で発生する従業員の「ライフサイクル」手続きを一元管理できるクラウドツール（SaaS）です。

「誰が」「いつ」「何をすべきなのか」というタスクや業務フローを可視化し、一元管理します。

ワンクリックでタスクの完了通知が送信できるためチャットツール等で個別にやり取りする必要もなく、 コミュニケーションエラーを防ぐこともできます。

全てのバックオフィス業務を可視化・自動化することで、入社などの手続き対応で発生するタスク漏れやミスを削減することが可能になります。

特徴②
「mfloow（エムフロー）」では「メール機能」があり、入社者とのメールのやり取りをツールのフロー内で行うことができ、情報共有やメールやり取りを一元化することが可能です。

「メール機能」は、手続きの対象者（今回は入社者）毎に作成するフロー上でメールを作成、送受信を行うことが可能です。

そのため、送信先を間違えるといったミスや送信漏れを防ぐことができます。

また、過去のやりとり履歴もフロー内に蓄積されるため、情報の一元化を行うことが可能です。

６. まとめ

入社手続きメールを送る際は、必要な事項をきちんと伝えつつ、簡潔な内容にすることを意識してメール文面を書くことが大切です。

数ある企業の中から入社を決めてくださった内定者が入社日を迎えるまで不安を抱えることなく、円滑に手続きを行えるようにサポートできるようにしましょう。

そのために、会社側では手続き対応の体制をしっかりと整えておくことが大切です。マニュアルを作成したりクラウドツールを活用するなど、手続き対応をスムーズに行える体制を作り、いつでも新入社員を迎え入れることができるように準備をしておきましょう。