新入社員の入社が決まると、会社側では人事を中心に入社手続きが発生します。
多くの手順を踏み、正確かつ円滑に行わなければならない入社手続きに負担を感じている方は少なくないはずです。
この記事では、入社対応を行うバックオフィス担当者（採用、労務、総務、情シス）の方向けに、会社が行う入社手続きの流れや必要書類について解説します。
すぐに活用できるチェックリストもご用意しましたので、併せてご活用ください。
目次
1. 入社手続きの流れ
2. 会社が準備する必要書類
5. まとめ
1. 入社手続きの流れ
まずは入社手続きの全体的な流れです。社員の入社前後は、PCの設定や社会保険の届出等、担当を横断した煩雑な手続きが必要です。そのため、入社時用チェックリストを活用してスムーズに入社手続きを進めましょう。
実際にメタップスホールディングス社内で活用されている入社手続きチェックリストを下記にご用意いたしましたので、皆様ぜひご活用ください。
- 内定の連絡、入社意思確認
- 入社前確認事項について
- 必要書類の準備、案内
- 法定三帳簿の作成
- 各種アカウント発行、備品準備
- 社会保険・雇用保険・住民税の手続き
内定の連絡、入社意思確認
内定が決定したら、まずは内定者へ通知と入社の意思確認を行いましょう。
内定を出す前にリファレンスチェックやリーガルチェックを実施する場合は、最終面接後速やかに実施します。
入社前確認事項について
入社の意思が確認できたら、書類作成に入る前に入社前確認事項を入社者に確認しましょう。会社によって確認事項は異なると思いますので、以下は一例です。
・住民税納付方法確認
・扶養家族の有無（健康保険に加入するか含む）
・業務PCの希望（Mac、Windows）
・確定拠出年金加入の有無
・副業の確認
等
フォームを作成して送付すると入社者も回答しやすく、簡単に情報を回収することが可能です。
必要書類の準備、案内
続いて入社手続きの案内を通知します。郵送やメール送付を用いて提出してもらう書類や期限、提出先を知らせましょう。
必要書類は企業側が準備をする書類、入社者側が用意する書類があります。
労働者名簿の作成
記載内容：
氏名、生年月日、性別、履歴、住所、業務の種類、雇入の日付、退職の日付・事由、死亡の日付・事由
給与計算ソフトや人事労務管理システムを導入している場合は、労働者名簿や提出書類の情報を照らし合わせて正確に入力を行う必要があります。
各種アカウント発行、備品準備
社員番号の発行や社内ネットワークに必要なIDやパスワードの設定、また勤怠管理や経費精算など会社のシステムやSaaSを導入している場合はアカウント作成、設定を行う必要があります。
従業員が入社後すぐに業務を始められるように、あらかじめ貸出物や備品の用意も必要です。
外国人を雇用する場合は、就労VISAの確認が必要となり、場合によっては取得手続きの対応が必要となります。
社会保険・雇用保険・税金の手続き
社会保険
社会保険には健康保険と厚生年金が含まれます。
協会けんぽ・年金事務所、または健康保険組合や厚生年金基金等にに健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を提出します。提出期限は雇用開始日から5日以内なので注意が必要です。扶養家族がいる場合は、提出書類が増えますので、事前に状況を確認して、入社予定者に案内をするようにしましょう。
期日を過ぎても手続きは行えますが、追加の書類が求められることもあるので、できるだけ期日内に終わらせるようにしましょう。
雇用保険
従業員が雇用保険の加入対象である場合、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出します。提出期限は従業員を雇用した翌月の10日以内と定められています。
雇用した翌月の10日を過ぎてしまうと、、法定三帳簿（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）の添付が必要になるので、期限までに手続きを行うようにしましょう。
税金
源泉所得税（所得税）の計算の為、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を本人から
提出してもらいます。もし、２つ以上の会社から給与を受け取っている場合には、原則、どちらか一方（主たる給与の支払者）にしか提出が出来ません。
雇用された日と同じ年に別の会社で働いていた場合、前職から発行された「源泉徴収票」を受け取り、年末調整に備えましょう。もし、その年の途中で残念ながら退職となってしまった場合は、前職分の源泉徴収票は返却する必要があります。
住民税は、入社者が普通徴収（個人納付）の場合、「普通徴収を継続する」または「給与から特別徴収として控除する」のどちらかを選択できますが、「特別徴収への切り替え」を希望する場合、前職から発行された「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出してもらい、下段（転勤による特別徴収届出書）を記入し市区町村役場に届出をします。既に納付書が入社予定者の手元に届いている・本人が納付をしている場合は、未納分の納付書などにより納税額を確認し「特別徴収への切替申請書」を市区町村役場に届出をします。
2. 準備する必要書類
入社手続きの際に事前に会社側で作成、交付する書類は以下となります。
・採用通知書（内定通知書）
採用を決定した方に送付する文書
送付に法律上の義務はないため、会社によっては口頭やメールで伝える場合も
・入社承諾書
採用通知書の内容に同意し、採用に応じることを証明する書類
義務ではないが、内定辞退を避けるために必要
・誓約書
入社者が会社の方針を確認し、遵守することを約束するための書類
法令や機密保持などの約束事項を記載
・労働条件通知書
労働基準法に基づいて会社が従業員に明示すべき内容を記載した書類
交付は義務であり、以下の内容が記載されていればフォーマットは自由 2019年から電子化
・契約期間（契約期間に定めがある場合は、契約更新の有無やその条件）
・就業場所
・業務内容
・始業及び終業の時刻（交代制があれば、そのルール）
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間、休日・休暇
・賃金の決定、計算方法、残業の割増率、締日、支払方法と支払日
・昇給に関する事項
・退職に関する規定
※パートタイム労働者の場合は、次の事項も明示が必要です
・昇給の有無、 退職手当の有無、 賞与の有無、 相談窓口の担当者の部署、役職、氏名
・雇用契約書
会社の提示する労働条件に対して同意することを証明する書類
法律上の義務はなく、記載するべき内容も決められていない 労働条件通知書兼雇用契約書という形で作成することもある
採用通知書と入社承諾書に関しては、入社前に手続きが必要になります。郵送もしくはメールで書類を送付する必要があります。入社手続き書類を郵送する際は、封入している書類の内容や補足を記した送付状も同封しましょう。
労働条件通知書・雇用契約書は、新入社員の初出社までに準備しておきましょう。
3. 回収する必要書類
入社手続きの際に事前に入社者に準備してもらう書類が以下となります。
必ず提出が必要なもの
・年金手帳または基礎年金番号通知書
・マイナンバー
・給与振込口座の情報
・扶養控除等申告書
・健康診断書（1年以上の雇用継続が見込まれる場合）
・雇用契約書、入社承諾書（署名、捺印済のもの）
条件によっては必要なもの
・前職の源泉徴収票（転職者の場合）
・雇用保険被保険者証（転職者の場合）
・健康保険被扶養者異動届（扶養家族がいる場合）
必要であれば提出を求めるもの
・卒業証明書
・退職証明書
・成績証明書
・従業員調書
・身元保証書
・住民票記載事項証明書
・免許・資格取得証明書
会社や入社者によって回収しなければならない書類が変わってくるので、自社に必要なものは何か確認をする必要があります。
すぐに用意ができない書類もあるため、入社者に事前に何の書類を提出してもらうかを伝えておきましょう。
4. 会社が準備する貸出物、備品
・社員証
・名刺
・会社支給PC、充電器
・業務用携帯電話、タブレット
・セキュリティカード
・机、椅子、モニター
・制服（ある場合）
5. まとめ
本記事では、入社者を受け入れるために必要な手続きや書類について解説をしました。
入社手続きは、タスクの量が多く、期限が決まっているものもあるのでスムーズに進めることが求められます。
自社に必要な手続きをしっかりと理解し、チェックリストを作成することで手続きをミスなく、円滑に進めましょう。
入社時に準備することがわかっても、実際に運用できる形に作成するのは一苦労です。 そのため、実際にメタップスホールディングスが活用している入社チェックリストをご用意いたしました。 今日から使える内容となっていますので、ぜひご活用ください。