【調査レポート】「入社・退社時の手続き」に関する実態調査を1,009名に実施！調査結果を深掘り解説！

バックオフィスの皆さんにとって1年間で最も忙しい時期と言われているのは3月・4月です。

多くの企業では、この時期社員の入社と退職が重なり、同時に多数の手続きやタスクが発生します。

その結果、タスク漏れ、手続きの遅延、部署をまたいだコミュニケーションミスが起きてしまう企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、先日公開した『「入社・退職時の手続き」に関する実態調査』を取り上げ、現場の課題とその原因について深掘りしていきます。

また、課題の解決策についてもご紹介します。

サマリー

◼︎入社・退職手続きの進捗管理は半数以上が「エクセル・スプレッドシート」と回答

◼︎入社・退職手続きの管理で感じている課題は「入社・退職者の対応が煩雑」や「対応する人手が足りない」

◼︎「必要書類の作成と確認」や「タスクの進捗確認」などに時間がかかると感じている方が多い結果に

◼︎入社・退職時の手続きで起きがちなトラブルは「手続きの遅延」や「タスク漏れ」など

◼︎入社・退社手続きの課題を解決する『mfloow（エムフロー）』

◼︎入社・退職手続きの管理で感じている課題は「入社・退職者の対応が煩雑」や「対応する人手が足りない」

入社・退職手続きの管理方法の課題についての質問に対しては「入社・退職者の手続き対応が煩雑」が52.6％、「入社・退職者の手続き対応を行う人手不足」が32.8％、「他部署との連携が上手くいかない」が30.3％という結果になりました。

半数以上の人が「手続き対応が煩雑」だと感じていることから、やらなければならないタスクが膨大にあることが想像できます。

それにも関わらず、業務量に対して人手が足りていないという課題も浮き彫りになりました。

また、入社・退職手続きは担当者が一人でない限り、他部署との連携も必要となり、そこが上手く連携が取れていないとどこかでフローが止まってしまうこともあります。

「入社日にPCが準備されていなかった」というような事になったら、新入社員にも迷惑を掛けてしまうため、早急に解決したい課題です。

◼︎「必要書類の作成と確認」や「タスクの進捗確認」などに時間がかかると感じている方が多い結果に

入社・退職手続きの業務で時間がかかるプロセスについての質問に対しては「必要書類の作成と確認」が36.5％、「タスクの進捗確認」が30.1％、「情報の収集と整理」が28.6％という結果になりました。

入社・退職手続きを行う際は、多くの書類が社内外で行き交います。

入社手続きの時は、採用通知書、労働条件通知書、雇用契約書などが新入社員と企業間で交わされ、退職手続きの時は、退職届、保険証の回収、源泉徴収票の発行などが退職者と企業間でやり取りが発生します。

これらの書類はほんの一部であり、企業の担当者は行政への手続きも必要なため、日々書類の作成・送付・回収に追われています。

また、入社・退職手続きは前述のとおり他部署との連携が必須となります。

そのため、期日までにタスクが完了するように他部署の進捗確認も必要です。

ただ、入社・退職日は人によって異なる上に、人数が多くなればなるほど手続きが増え、確認が大変になります。

3番目に多い「情報の収集と整理」に関しては、手続きを進める上で他部署をまたぐが故に情報が一か所にまとまっておらず、困っている担当者が多いのではないでしょうか。

部署が違うとフォルダのアクセス権限がなかったり、必要な情報がすぐに見つけられず時間が余計にかかってしまうこともありそうです。

◼︎入社・退職時の手続きで起きがちなトラブルは「手続きの遅延」や「タスク漏れ」など

入社・退職時によく起きがちなトラブルについての質問に対しては「入社、退職手続きの遅延」が50.7％、「入社、退職手続きのタスク漏れ」が46.7％、「社員情報の更新漏れ」が44.8％という結果になりました。

よく起きがちなトラブルとして「入社、退職手続きの遅延」が最も多く、半数以上を占めたのは驚きの結果でした。

遅延を生じさせてしまったが故に入社を断られたり、退職者に迷惑がかかってしまっては後に重大な問題になりかねません。

2番目に多い「タスク漏れ」が原因で、結果、手続きの遅延に繋がっている可能性も高いように感じました。

「社員情報の更新漏れ」に関しては、労働者名簿などの重要な手続きで更新漏れがあった場合、給与が正確に支払われなかったり、必要書類が社員の手元に届かなくなってしまうことがあります。

「忘れていた」では、済まされない手続きもあるので、このようなトラブルはいち早く課題を解決することが重要です。

■その他の調査結果はこちらからダウンロード：
https://contents.mfloow.com/ebook_join-leave-survey

・入社・退職手続きを担当する部署や人数は？
・手続き業務をデジタル化する上での障壁は？
・ツールを導入する際に重視するポイントは？

調査結果から、まだ多くの企業で入社・退職時の手続きをエクセルや紙といった手作業で管理していることがわかりました。

「今はまだこの管理方法で大丈夫」と思っていても、企業規模が大きくなったり、社員の入社・退職が増えていくと、ミスが発生しやすくなります。

また、今後深刻な人手不足も問題となっているため、手動での管理や業務の属人化は、早い段階で解消しておいた方が得策だと言えます。

現在の課題だけでなくこの先の課題にも向き合い、ぜひツールの導入をご検討ください。

◼︎入社・退職手続きの課題を解決する『mfloow（エムフロ―）』

弊社が提供している従業員ライフサイクル管理ツール『mfloow（エムフロ―）』では、今回の調査結果であがった「タスク漏れによる遅延」「連携ミス」「業務の属人化」などを防ぎ、「人手不足」の解消につなげ、タスク管理に伴うストレスからの解放を目指しています。

煩雑なタスクはツールで自動化してミスを減らし、ぜひ「人にしかできない創造的な業務」の時間を増やしましょう。

特徴①：可視化、標準化によるタスク一元管理

それぞれのタスクが一目で把握でき「誰が」「いつまでに」「何をすべきなのか」を一元管理できます。

よく発生する業務フローは「フローテンプレート」として簡単に登録できるため、毎回タスクを洗い出す必要はなく、業務の標準化が可能です。

また、複雑かつ膨大なタスクをシンプルな業務フローに落とし込むことができるので、これまでは担当者しか把握できなかった業務の流れを誰でも簡単に管理できるようになります。

特徴②：ワンクリックで簡単通知、進捗連絡不要

タスク完了ボタンをクリックすることで、次のタスクの担当者へ自動で通知が可能です。

自分で連絡する手間もなく、連絡漏れによる遅延も防ぎます。

また、タスク内のチャットで会話が行えるのでログも残り、情報をツール上に集約することが可能です。

特徴③：シンプルで「誰が見てもわかる」UI/UX

「誰でも使いやすい」デザインを意識しているため、クラウドツール（SaaS）の操作に慣れていない方でも簡単に使えるようになっています。

また、登録情報をもとに従業員データのグラフを自動で生成。

従業員数を部署別や男女比で表示したり、平均年齢、男女別の管理職比率を確認したりすることなども可能です。

2023年から義務化された人的資本の情報開示についても、必要な情報をスムーズに算出することができます。

特徴④：SaaS連携による自動化（※開発中）

さまざまなクラウドツール（SaaS） を「mfloow（エムフロー）」上で連携させることで、人事情報や組織変更をリアルタイムで登録、更新します。それにより、転記作業によるミスやストレスをゼロにします。

■関連ブログ
・入社手続きガイド | 必要書類や保険など、会社側の手続きを解説 ※入社手続きチェックリスト付き https://blog.mfloow.com/nyuusha-checklist

・【会社側】退社手続きガイド｜必要書類や手続きの流れを解説！
https://blog.mfloow.com/taisha-guide

・人事労務 業務年間スケジュールと効率化のポイント
https://blog.mfloow.com/nenkan-schedule

■調査概要
「入社・退職時の手続き」に関する実態調査
【調査期間】 2024年4月17日（水） ～ 2024年4月18日（木）
【調査方法】 リンクアンドパートナーズが提供するPRIZMA（https://www.prizma-link.com/press)によるインターネット調査
【調査人数】 1,009名
【調査対象】 調査回答時に従業員数50名以上の企業の人事、労務、総務、情シス、管理部責任者 ※社員の入社・退職手続き管理業務を行うことがあると回答したモニター
【調査元】 株式会社メタップスホールディングス(https://metaps.com/)
【モニター提供元】 ゼネラルリサーチ